fbpx

Hybride werken: kansen en uitdagingen

Hoe mensen managen wanneer thuiswerk geen verplichting, maar een optie is?

Wereldwijd doen we vandaag op een nooit geziene schaal aan thuiswerk. Dat onvrijwillige experiment in werkplekflexibiliteit heeft ons intussen heel wat geleerd over de plus- en minpunten van thuiswerk. Toch staat er ons een nog grotere uitdaging te wachten: het hooghouden van een productieve en engagerende werkcultuur, ongeacht de plaats waar mensen werken.

hybride werken

Het verplichte thuiswerk heeft ons heel wat geleerd. Zo bleek de vrees voor een daling van de productiviteit grotendeels ongegrond. Daarnaast leerden we dat heel wat meetings en overlegmomenten eigenlijk niet noodzakelijk zijn én dat je geen broek hoeft te dragen als je wat goed mikt met de camera van je laptop. De lockdown betekent bovendien dat nagenoeg iedereen tot nog toe in hetzelfde schuitje zit. We moesten opeens allemaal tezamen remote aan de slag. Dat gelijke speelveld bezorgt iedereen op dezelfde manier toegang (of juist niet) tot informatie en verbinding met elkaar. ‘We’re all in this together.’ Als we in de toekomst uiteindelijk met z’n allen weer op de werkvloer mogen, zal van dat gemeenschappelijk sentiment wel weinig overblijven. Thuiswerk wordt dan een keuze. Zijn we klaar voor de resulterende verdeling van de medewerkpoule onder onsite en remote medewerkers?

Thuiswerkers én kantoorwerkers tegelijk managen

In de hybride werkomgeving van de toekomst, zullen steeds meer teams uit zowel thuis- als kantoorwerkers bestaan. En dat heeft zijn gevolgen. Hybride werken verhoogt namelijk de druk op alternatieve communicatiemiddelen en werkt versnippering van teams in de hand. Hoe praat je met elkaar als de helft van het team van thuis uit werkt en de andere helft op kantoor zit? Hoe manage je als leidinggevende je mensen tegelijk op afstand én op kantoor?  

Hybride werken zal ons niet enkel doen jongleren met communicatiemiddelen en manieren van informatieoverdracht (Hoe kleef je bijvoorbeeld een Post-it op het bureau van een thuiswerker …?). Het stelt ons ook voor de grote uitdaging om kantoorwerkers geen voorkeursbehandeling te geven, en thuiswerkers laagdrempelig aan het kantoorleven te laten deelnemen.

Laat je je medewerkers verder zelf hun werkplekschema’s bepalen? Wat als teamleden elkaar nauwelijks nog in levende lijve zien? Ontstaat er dan niet een soort ‘ons’ en ‘hen’? Fysiek samenzijn blijft namelijk een belangrijke component voor een gezamenlijke werkethos en cultuur. Hoe bewaar je de teamcohesie? Hoe werk je op afstand aan teamspirit en vermijd je wroeging bij kantoorwerkers enerzijds en thuiswerkers anderzijds?

Puzzelen voor gevorderden

De puzzel van het hybride werken is met andere woorden nog niet gelegd. Van de leidinggevenden in je organisatie vergen al deze onzekerheden bijgevolg heel wat weerbaarheid én verbeelding. Zij moeten binnenkort zowel thuis- als kantoorwerkers in gelijke mate betrekken bij meetings, beslissingsvoering en dagelijkse sociale activiteiten. Ze moeten kansen voorzien, aansturen, motiveren en tegelijkertijd hun team samenhouden.

Daarom geven we drie tips mee om je als leidinggevende mentaal voor te bereiden op een hybride toekomst.

  1. Pas op voor de proximity bias
    (Leg digitale en fysieke convergentiemomenten vast.)

Als leidinggevende moet je alert zijn voor proximity bias, dat is een erg menselijke vooringenomenheid, waarbij je verkeerdelijk tot de conclusie komt dat de mensen die je ziét werken, de mensen rondom je dus, productiever (of ronduit beter) zijn. Om deze vooringenomenheid te bestrijden, helpt het om een soort common ground te bepalen. Bijvoorbeeld dat alle teammeetings via Zoom of Teams moeten verlopen. Wie fysiek aanwezig is in een meeting heeft namelijk altijd een beentje voor en kan letterlijk meer aanwezig zijn. Door teammeetings digitaal te houden, sluit je dit soort aanwezigheidspolitiek uit.

Dit werkt langs twee kanten. Het is namelijk zinvol om ook je fysieke convergentiemomenten vast te leggen. Momenten dus waarop iedereen fysiek op een plek aanwezig is. Het is dan wel een goed idee om fysieke convergentiemomenten ook wat ‘fun’ te maken. Plezier is een tand op de sleutel naar succes.

  1. Werk meer dan ooit aan inclusie.
    (Geef tijd aan je duivels.)

Verwant aan de proximity bias, zijn het Halo effect (waarbij je iemand positief beoordeelt op basis van één positief kenmerk) en Horn effect (waarbij je mensen negatief beoordeelt op basis van één negatief kenmerk). Het probleem is dat we vooral aandacht en tijd spenderen aan mensen die we hoog inschatten en minder aandacht spenderen aan medewerkers waar we niet zo hoog mee oplopen. Deze erg menselijke neiging wordt in een hybride werkmilieu uitvergroot.

Als leidinggevende moet je zowel je (vaak onbewuste) oordelen over je medewerkers in de smiezen houden, maar ook de tijd die je met mensen spendeert bijhouden. Geef je kantoorwerkers meer van je tijd, de een meer ruimte, de ander het voordeel van de twijfel? Met wiens noden ben je wat meer begaan en wie heb je nog niet gehoord? Ongelijkheid in je tijdsbesteding zal er altijd zijn, maar het komt er wel op aan zo eerlijk en fair mogelijk te zijn in de manier waarop je elk lid van je team wat quality time biedt. 

  1. Doe een Monday huddle
    (Denk short & agile en begin met een gezicht.)

Wie weet wanneer we terug wat zoals vroeger zullen leven en werken. Misschien wel nooit? Die onzekerheid vraagt veel flexibiliteit en betekent dat onze prioriteiten onverwacht omgegooid kunnen worden. Om hier in team mee om te kunnen gaan is het een goed idee weekdoelen te stellen, die elke maandag in een Monday huddle besproken worden. Je start de week niet alleen in verbinding met collega’s, maar kan taken en deliverables adequater inplannen, naargelang de steeds wisselende vereisten van het dagelijkse leven.

Handen in het haar over de hybride toekomst?

Drop je vraag bij ons, het maatwerk van Itzu Training biedt de oplossing
om de leidinggevenden van je organisatie te future-proofen.